Selasa, 19 Juni 2012

PENGORGANISIAN


2.1. PENGORGANISASIAN
Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam  aspek proses pengorganisasian.
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya–sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
1)      Pengertian Pengorganisasian
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah terrsebut dapat digunakan untuk menunjukan hala-hal berikut ini :
1.      Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sember daya –sumber daya keuangan fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2.      Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatan, di mana setiap pengelompokan diikuti  dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3.      Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4.      Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen untuk mengerjakan tugas tersebut.
2)      Proses Pengorganisasian
Proses pengorganisasian dapat ditunjukan degan tiga langkah prosedur berikut ini:
1.      Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
2.      Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan–kegiatan yang   secara logika dapat dilaksanakan oleh suatu orang.
3.      Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggotanya organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencangkup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :
1)      Pembagian kerja,
Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisiensi dan efektif.
2)      Departementalisasi
Departementalisasi atau sering disebut dengan istilah departementasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi.
3)      Bagan organisasi formal.
Bagan organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi  organisasi dan bagaimana menunjukan hubungan diantaranya.
4)      Rantai perintah dan kesatuan perintah.
Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi.
5)      Tingkat-tingakat hirarki manajemen.
Suatu bagan atau gambaran tidak hanya menunjukan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen, yaitu untuk menggetahui masalah yang sangat kompleks.
6)      Saluran komunikasi.
Penggunaan saluran komunikasi yang di gunakan dalam pengorganisasian supaya mempermudah proses pengorganisasian.
7)      Penggunaan komite,
8)      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.
Prinsip rentang menejemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
2)      STRUKTUR ORGANISASI
            Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur ini mengandung unsur–unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau densentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
1)      Faktor penentu perancangan struktur organisasi
Adapun faktor – faktor  utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1.      Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan.
2.      Teknologi yang digunakan.
Perbedaan teknologi yang digunkan untuk memproduksi barang–barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3.      Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.
4.      Ukuran organisasi.
Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi.
2)      Unsur struktur organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1.      Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departemen).
2.      Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.
3.      Koordinasi kegiatan, menunjukan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.
4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5.      Ukuran satuan kerja menunjukan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
3)      PEMBAGIAN KERJA
Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoorgdinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang synergy terjadi.
4)      BAGAN ORGANISASI FORMAL
Bagan organisasi memperlihatkan fungsi-fungsi, departemen-departeman, atau posisi-posisi  organisasi dan bagaimana menunjukan hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana dihubungkan  satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukan rantai perintah dan komunikasi formal.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utma suatu strukur  organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut:
1.      Pembagian kerja.
Setiap kotak individu atau suatu organisasi mana yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
2.      Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggungjawab yang menghubungkan atasan dengan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dalam organisasi, seperti terlihat dalam gambar 8.1. Oleh karena itu, setiap organisasi mempumyai kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, dimana detiap karywan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggungjawaban juga hanya pada seorang manajer.
3.      Tipe pekerjaan yang dilakukan.
Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukan pekerjaan organisaional atau pertanggungjawaban yang berbeda.
4.      Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
Keseluruhan bagan menunjukan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi atas asar funsional atau devisional, atau lainnya (departementalisasi).
5.      Tingkatan manajemen.
Suatu bagan tidak hanya menunjukan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.

Direktur
 
Rantai perintah
                       
Wakil Direktur
 
                                                          


 
Manajer Devisi



 
                                                            
Manajer Departeman










Direktur
 
                                                           
                                                              


Kepala penyelia Manajer


 
 
                                                          


 
Karyawan

 
                                                              

                                                                                                                                                            Gambar 8.1. rantai perintah
          Sebenarnya luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi data diperkirakan dengan mamabaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan dagaimana dikelompokan. Garis menunjukan rantai perintah yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan yang tidak jelas.
Salah satu keuntungannya adalah karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggungjawab digambarkan dengan jelas. Bila seorang dibutuhkan untuk menangani suatu masalah khusus, baga menunjukan tempat dimana orang itu ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kalemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi. 
Kelemahan atau kekurangan  utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukan. Sebagai contoh, tidak menunjukan beberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan material. Bagan juga tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, dimana organisasi tidak dapat berfungs efisien tanpa hal-hal itu.
1.      Bentuk-bentuk Bagan Organiasi
Henry G. Hondges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu ( lihat gambar 8.2 ):
1.      Bentu pyramid.
Bentuk ini yang paling banyak digunakansebab sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2.      Bentuk vertikal.
Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas kebawah, hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuuhnya.
3.      Bentuk horizontal.
Bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggungjawab diganbarkan dari kiri ke kanan.
4.      Bentuk lingkaran.
Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.








 




                                                                                                                                                Pyramid
























 



Horizontal                                                                                                       Vertikal



Lingkaran



2.      Bentuk departementalisasi.
Ada beberapa cara dimana organnisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan keegiatan-kegiatan yannng bermacam-macam untuk dilaksanakan. Sekali lagi, proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokan disebut departementalisasi atau departementasi. Beberapa bentuk departementaalisasi yang akan dibicarakan berikut ini, adalah atas dasar:
1.      Fungsi: pemasaran, akuntansi, produksi, dan keuangan.
2.      Produk atau jasa: divisi mesin cuci, lemari es, televisi atau radio.
3.      Wilayah: divisi DKI Jakarta, jawa barat, jawa tengah, atau indonesia tinur dan operasi internasional.
4.      Langganan: penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah, militer atau konsumen.
5.      Proses atau peralatan; departemen pemotongan, kelompok perakitan, bagian pembungkusan atau bagian finishing.
6.      Waktu: kelompok kerja bisa dibagi menjadi shift pertama, shift kedua dan shift ketiga.
7.      Pelayanan: bisa mencerminkan kelas bisnis, kelas skonomi, dan kelas turis dalam pelayanan pesawat terbang.
8.      Alpha-numerical: bisa digunakan dalam pelayanan  atau telepon dimana, misal, nomer 00000-50000 ditempatkan dalam suatu departemen dan nomer 50001-99999 dalam departemen lain.
9.      Proyek dan matriks: digunakan untuk perusahaan-perusahaan kontruksi dangan teknologi tinggi, perusahaan konsultan atau orientasi-energi.
Dalam hal ini harus dicatat bahwa hampir semua organisasi menggunakan lebih dari satu pendekatan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatannya. Bahkan dalam organisasi yang besar mungkin dijumpai empat, lima , atau enam pendekatan digunakan bersama sebagai dasar departementalisas.
a)      Departementalisasi fungsional
Departementalisasi fungsional mengelompoka fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu-individu yang melaksanakan fungsi yang sama dikelompokkan bersama, seperti seluruh personalia penjualan, akuntansi, programmer komputer, dan sebagainya.
Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi . Gambar  dibawah ini menunjukan departementalisasi fungsional yang digunakan pada tinggkatan manajemen puncak dalam membagi empat fungsi utama bisnis-produksi, pemasaran, keuangan dan personalia (kepegawaian).


 
Presiden direktur
 
                                                   











Manajer produksi
 

Manajer Pemasaran
 


Manajer Personalia
 

 
Ø  Kebaikan pendekatan fugsional.
 Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesalisasi, memusatkan keahlian organisasi, dan memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat daripada fungsi-fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan stbil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum, membutuhkan lebih sedikit keterampilan ketrampilan dasar pribadi, dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.
Ø  Kelemahan struktur fungsional.
Bagaimana juga, pendekatan fungsional memppunyai kelemahan. Struktur fungsional dapat menciptakan  konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan, memberikan tanggungan lebih lambat terhadap perubahan, hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan kebih sempit serat kurang inovatif.
Kordinasi antara dan di antara fungsi-fungsi menjadi kompleks dan lebih sulit sejalan sejalan dengan pertumbuhan organisasi. Tanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan, kegiatan berhenti hanya sampai puncak.
b)      Departementalisasi Divisional
Banyak perusahaan besar dengan banyak jenis produk, diorganisasikan menurut struktur divisional. Bila depertementaqlisai perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produkm sendiri.
Ø  Pembagian organisasi divisional
Organisasi divisional dapat pembagian-pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan dan proses atau peralatan.
a.       Struktur organisasi divisional atas dasar produk.  Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhungan (garis produk). Divisional Produk adalah  pola logik yang dapatg diiikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknilogi pemrosesan dan metoda-metoda pemriosesan yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
b.      Struktur Organisais Divisional atas dasar wilayah, kadang-kadang juga disebut departementalisasi daerfah, regional atau geografis, adalah penglompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau atau dimana sstuan-satuan organisasi menjalankan usahanya. F aktor-faktor lokasi yang terutama menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja. Perusahaan yang menjual produknya di berbagai wilayah yang tersebar luas, dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer tersendiri ( area maneger ) untuk setiap wilayah. Perusahaan-perusahaan jasa, perbankkan dan perusahaan-perusahaan bukan manufacturing lainnya lazim diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor-kantor cabang.
c.       Struktur organisasi divisional atas dasar langganan. Departementalisasi langganan adalahpengelompokan kegiatan-kegiatan yangdipusatkan pada pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan divisi atas dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan kegiatan-kegiatan penjualan atau pelaayanan, dan diperlukan bila suatu divisi menjual sebagian besar atau semua produknya keapada suatu kelas langganan tertentu. Sebagai contoh suatu perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-divisi yang terpisah untuk langganan militer, industri dan konsumen. Sebagai suatu pedoman umum, perusahaan-perusahaan manufacturing dengan garis produk yang sangat besar beranekaragam cenderung diorganisasikan atas dasar langganan atau produk.
d.      Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau langganan. Departementalisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik manufacturing dapat dikelompokan menjadi departemen-departemen pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan peyelesaian terakhir. Tipe departementalisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau peralatan-peralatan yang memerlukan keterampilan keterampilan penoperasian khusus atauperalatan terutama ditentukan atas dasar pertimbangan ekonomis.    Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi menyerupai perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memustkan perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggung jawab atas laba atau rugi,  dan bahkan mungkkin bersaing dengan satuan-satuan lain nya dalam perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan  setauan yang bebas seperti hal nya perusahaaan yang terpisah.Dalam hal ini seorang menager  divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebatas milik perusahaan terpisah, karena dia masih harus melapor kegiatannya kepada direktur pusat.  Sebagai pedoman umum, wewenang kepala divisi terbatas bila keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan divisi-divisi lain.
Ø  Kebaikan struktur divisional.
Organisasi atas dasar divisi mempunyai beberapa kebaikan. Karena semua kegiatan, keterampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Disamping itu, baik kualitas dan kecepatan pembuatan keputussan meningkat, karena keputusan-keputusan yang dibuat pada tingkat divisi dekat dengan kancah kegiatan.
Kebaikan–kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebgai berikut :
1.      Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkatan yang sesuai bagi pemberitaan tanggapan yang cepat.
2.      Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.
3.      Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau rugi divisi.
4.      Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategi lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.
5.      Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.
6.      Memperthankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.
7.      Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategi.
Ø  Kelemahan struktur divisional.
Bagaimana juga, struktur divisional mempunyai berbagai kelemahan. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas tujuan dan kebutuhan organisasi keseluruhan. Setiap divisi mempunyai para anggota staf dan spesialisasi sendiri, sehingga akan meningkatkan biaya administrasi dan terjadi duplikasi ketrampilan.
Kelemahan-kelemahan struktur divisional secara lebih terperinci adalah :
1.      Menyebabkan berkembangya persaingan “dysfunctional” potensial antara sumber daya sumber daya  perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas.
2.      Masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer- manajer divisi.
3.      Masalah kebijakasanaan dalam alokasi sumber daya  dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan.
4.      Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakasanaan antara devisi-devisi.
5.      Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.